Про організацію системи внутрішнього контролю в частині підготовки адміністративних регламентів функцій та процесів

Дотримання фінансової дисципліни в державному секторі економіки, спрямування зусиль держави на підвищення ефективності використання державних ресурсів є безумовно нагальною проблемою для Україні. Вирішення таких питань неможливе без якісного та ефективного державного контролю, який повинен здійснюватися системно, тобто на постійній основі.

Також, для України, організація системи внутрішнього контролю є передумовою вступу до ЄС, що випливає з вимог 32 переговорної глави Плану дій Україна – ЄС.

Внутрішній контроль є важливим інструментом, що надасть змогу Оболонській районній в місті Києві державній адміністрації у своїй діяльності досягати належного рівня виконання поставлених завдань, контролювати доходи та видатки та зменшити кількість проблемних питань, які виникають під час реалізації покладених на неї функцій та завдань.

При ефективній організації внутрішнього контролю в Оболонській районній в місті Києві буде досягнуто наступні цілі:

- підвищення результативності діяльності, економічності та ефективності використання ресурсів;

- відповідності всіх дій працівників під час виконання покладених на них повноважень вимогам діючого законодавства, нормативно-правовим та регулюючим актам, політиці та процедурам;

- незалежності та надійності інформації, рахунків та даних;

- захисту активів, в тому числі тих, що виникають через зловживання, неврегульованість та корупцію.

Внутрішній контроль не є внутрішнім аудитом, оскільки:

Внутрішній контроль – це постійний процес контролю керівником ефективності роботи кожної структурної одиниці. Відповідальність за організацію системи внутрішнього контролю покладено на керівника відповідного державного органу, відповідальність за ефективність роботи системи внутрішнього контролю покладається на керівників структурних підрозділів та кожного працівника.

Внутрішній аудит – це лише контрольно-ревізійна робота (незначна частина внутрішнього контролю) під час якої, в тому числі, оцінюється ефективність функціонування системи внутрішнього контролю та надаються рекомендації щодо її вдосконалення. Внутрішній аудит проводиться внутрішнім аудитором.

Згідно п. 3 пп. 8 протокольного доручення розширеного засідання Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 26 серпня 2016 року, головних розпорядників бюджетних коштів в особі їх керівників зобов’язано до 30.09.2016 року організувати внутрішній контроль і аудит та забезпечити його здійснення у закладах та підвідомчих установах.

Важливість даного питання пов’язана з тим, що саме керівник відповідного державного органу, згідно з вимогами Бюджетного кодексу України несе персональну відповідальність за функціонування належної системи внутрішнього контролю.

Керівник несе загальну відповідальність за дієве функціонування системи внутрішнього контролю. Разом з тим, організаційно-функціональна структура повинна забезпечити розподіл повноважень та відповідальності між керівниками нижчих рівнів, начальниками структурних підрозділів, керівниками підпорядкованих організацій та установ та окремими працівниками.

На підставі вищевикладеного, роль та персональна відповідальність за організації та належне функціонування системи внутрішнього контролю кожного працівника повинні бути чітко визначенні, формалізовані та ефективно доведені, що повинно бути відображено у посадових інструкціях всіх працівників.

При цьому, внутрішній аудитор не може та не повинен самостійно розробляти адміністративні регламенти функцій та процесів чи організовувати систему внутрішнього контролю. Функція внутрішнього аудитора в процесі організації системи внутрішнього контролю полягає у координаційній, консультаційній роботі, узагальненні, систематизації та формалізації інформації, отриманої від відповідальних осіб.

Для побудови ефективної системи внутрішнього контролю в Оболонській районній в місті Києві державній адміністрації її структурних підрозділах та підвідомчих установах мають бути розроблені загальні організаційно-правові засади внутрішнього контролю, які мають бути відображенні в Інструкції з внутрішнього контролю.

Розробка Інструкції з внутрішнього контролю:

- розробляється самостійно кожною установою на підставі Методичних рекомендацій з організації внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів у своїх закладах і підвідомчих бюджетних установах, затверджених наказом МФУ від 14.09.2012 №995;

- базується на системі формалізованих та задокументованих правил і процедур контролю. 

- має містити перелік функцій та процесів, що здійснюються структурними підрозділами та працівниками установи, розподіл обов’язків між структурними підрозділами та працівниками, встановлення меж їх відповідальності, що відображається у Положеннях, Посадових інструкціях та інших внутрішній нормативних актах, контрольні операції (попередні, поточні та подальші), внутрішні правила та процедури (за допомогою яких можна визначити якість та ефективність виконання покладених на працівників функцій), та потенційні для установи ризики. 

На даний час в Оболонській районній в місті Києві державній адміністрації правил та процедур контролю не задокументовані, з чого можна зробити висновок про відсутність в ній системи внутрішнього контролю.

На даній апаратній нараді, буде детально розглядатися лише перший етап організації системи внутрішнього контролю в Оболонській районній в місті Києві державній адміністрації, а саме – етап розробки та затвердження адміністративних регламентів функцій та процесів Оболонської районної в місті Києві державній адміністрації.

Даний етап починається з визначення та опису основних функцій та процесів, що виконуються Оболонською районною в місті Києві державною адміністрацією, її структурними підрозділами, підпорядкованими організаціями та установами на підставі відповідних законодавчих актів.

Нормалізування та документування правил, порядку та послідовності виконання працівниками установи операцій за окремими процесами та взаємодії з іншими учасниками процесів, тобто створення адміністративних регламентів, які повинні затверджуватися керівником організації та мають містити:

- описи процесів та операцій із зазначенням їх учасників;

- схеми документообігу за відповідним процесом;

- перелік нормативно-правових актів та програмно-технічних комплексів, які використовуються при здійсненні процесів та операцій.

Консультації, додаткові методичні матеріали, зразки та нормативно-правові акти згідно яких регулюється процес організації системи внутрішнього контролю можна отримати в головного спеціаліста юридичного відділу Оболонської районної в місті Києві адміністрації Симоненко Юлії Михайлівни (каб.306, тел: 418-59-98, вн.тел: 2-93, моб. 063 888 14 94), а також за наступним посиланням: Obmen/Юридичний відділ/Організація внутрішнього контролю.

В подальшому такі регламенти будуть систематично переглядатися та доопрацьовувати відповідними структурними підрозділами.