Сьогодні найбільш поширеним способом оформлення документів
для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля,
запровадженого Гаазькою Конвенцією від 1961 року.
Документи, складені за участю органів державної влади та місцевого самоврядування або такі, що від них виходять, можуть бути використані на території іншої держави лише після відповідного їх посвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.
Згідно з положеннями Конвенції документ, на якому проставлено апостиль, не потребує ніякого додаткового оформлення чи засвідчення і може бути використаний в будь-якій іншій державі – учасниці Конвенції.
Апостиль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав – учасниць Конвенції і який засвідчує справжність підпису особи під документом та автентичність відбитку печатки або штампа, якими скріплено відповідний документ.
На сьогоднішній день учасниками даної Конвенції є понад 100 держав по всьому світу.
Україна ратифікувала зазначену Конвенцію шляхом прийняття Закону України від 10.01.2002 "Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів", який набув чинності 22.12.2003. З цього ж моменту положення Конвенції стали поширюватися на всій території України, а документи, складені українськими держустановами і апостильовані відповідно до Конвенції, стали визнаватися легальними на території інших держав.
Постановою Кабінету Міністрів України «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» від 18.01.2003 № 61 надано повноваження щодо проставлення апостиля:
Міністерству освіти і науки - на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;
До таких документів відносяться: дипломи про освіту, сертифікати про присвоєння вчених звань, атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани та інші;
Міністерству юстиції України - на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.
До таких документів відносяться: свідоцтва, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, документи, які засвідчені нотаріусами, судові рішення та довідки.
Міністерству закордонних справ України - на всіх інших офіційних документів.
На виконання положень Конвенції спільним наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України та Міністерством юстиції України від 05.12.2003 № 237/803/151/5, були
встановлені Правила і процедура проставлення печатки апостиля на офіційних документах.
Відповідно до Правил печатка апостиля проставляється:
| |
Дія Правил не поширюється:
| |
Печатка апостиля не ставиться на копіях та оригіналах паспорта, військового квитка, трудової книжки, техпаспортів, посвідчення особи, документах, що мають характер листування.
Також законодавство закріплює положення, що під час посвідчення підпису на заяві у нотаріуса, така заява має бути оформлена на спеціальному бланку. Тому апостиль ставиться спочатку на самій заяві, а потім на переклад, якщо такий є (подвійний апостиль).
Така ж процедура проставлення печатки апостиля на афідевітах, дорученнях, копіях рішень, постанов судів України.
Документи, видані держустановами колишніх республік у складі СРСР (до 1991 року), не можуть бути прийняті для проставлення апостиля. Апостиль в такому випадку можна поставити на копіях цих документів за умови, що вони були засвідчені у встановленому порядку.
Копії документів, що свідчать про реєстрацію актів громадянського стану, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, виданих після 1991 року, можуть бути прийняті для проставлення апостиля тільки якщо вони засвідчені нотаріусом та на оригіналах цих документів попередньо буде проставлений апостиль.
Проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, проводиться за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів у такому порядку:
- прийняття документів для проставлення апостиля, формування та реєстрація заяви про проставлення апостиля (територіальні органи Міністерства юстиції України);
- розгляд документів, поданих для проставлення апостиля (Міністерство юстиції України);
- проставлення апостиля, відмова у його проставленні (Міністерство юстиції України);
- видача документів за результатом розгляду заяви про проставлення апостиля (територіальні органи Міністерства юстиції України).
Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до територіальних органів Міністерства юстиції України, крім випадку проставлення апостиля на виписці з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань.
Виписка з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля передається державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, яким сформовано таку виписку, до територіальних органів Міністерства юстиції України
Поштовим зв’язком може бути надіслана заява про проставлення апостиля виключно з-за кордону та для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану.
Наказом Міністерства юстиції України від 18.12.2003 № 161/5 встановлено плату за надання послуги з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, для громадян України, іноземців та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн.) та для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн.).
Громадяни, які на даний час проживають за кордоном та мають потребу в проставленні апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих компетентними відділами державної реєстрації актів цивільного стану України, можуть здійснювати оплату послуг з проставлення апостиля у банках - кореспондентах ПАТ «Державний експортно-імпортний банк України» в іноземній валюті на рахунок Державного казначейства, відкритий у ПАТ «Державний експортно-імпортний банк України».
Обов’язковою умовою при цьому є зазначення у заяві на переказ коштів в полі «Призначення платежу» відмітки – «За послуги з проставлення апостиля».
Від сплати за надання послуг з проставлення апостиля звільняються інваліди Великої Вітчизняної війни, інваліди 1-ї та 2-ї груп, діти-сироти, особи, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, якщо апостиль буде проставлений на документах, що стосуються цих громадян.
Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.
У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів, поданих для проставлення апостиля, може бути продовжено до 20 робочих днів.
У проставленні апостиля буде відмовлено, у разі якщо документ буде використовуватися в країні, яка не є учасником Конвенції або приєдналася до Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України. У таких випадках використовується консульська легалізація. Також може бути відмовлено, якщо на документі є виправлення, закреслені слова, помилки, якщо компетентному органу не вдалося отримати необхідні зразки підписів, печаток або штампів. Особливо часто це відбувається з рішеннями і постановами суддів, коли не встигають оновитися зразки підписів суддів при їх зміні в судах.
Слід зазначити, що апостиль проставляється тільки компетентним органом тієї держави, де був виданий документ. Тобто, якщо офіційний документ був виданий на території Італії, то і апостиль буде проставлятися органами Італії. Тільки після цього він буде діяти на території інших держав-учасниць Конвенції.
Необхідно також згадати, що стаття 3 Конвенції встановлює правило, згідно з яким проставлення апостиля не може вимагатися, якщо між країнами існують домовленості, що скасовують або спрощують процедуру проставлення апостиля.
Це означає, що в низці країн документи, видані уповноваженим органом, скріплені печаткою або штампом і засвідчені підписом компетентної особи мають силу на території держави, з якою укладено такі домовленості.
Перелік країн-учасниць Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів 1961 року (апостиль):
Австралія
Австрія
Азербайджан*
Албанія
Андорра
Антигуа та Барбуда
Аргентина
Багами
Барбадос
10. Бахрейн
11. Беліз
12. Бельгія
13. Білорусь*
14. Болгарія*
15. Болівія (з 30.03.2018)
16. Боснія та Герцеговина
17. Ботсвана
18. Бразилія
19. Бруней
20. Бурунді
21. Вануату
22. Венесуела
23. Вірменія*
24. Гватемала (з 18.09.2017)
25. Гондурас
26. Гренада
27. Греція
28. Грузія* (не поширюється на Автономну Республіку Абхазії та колишню автономну область Південної Осетії)
29. Данія (не поширюється на Гренландію та Фарерські острови)
30. Домініка
31. Домініканська Республіка
32. Еквадор
33. Ель-Сальвадор
34. Естонія*
35. Ізраїль
36. Індія
37. Ірландія
38. Ісландія
39. Іспанія
40. Італія
41. Кабо-Верде
42. Казахстан *
43. Киргизька Республіка *
44. Китайська Народна Республіка (поширюється лише на Гонконг і Макао)
45. Кіпр
46. Колумбія
47. Косово **
48. Коста-Ріка
49. Латвія*
50. Лесото
51. Литва*
52. Ліберія
53. Ліхтенштейн
54. Люксембург
55. Маврикій
56. Македонія*
57. Малаві
58. Мальта
59. Марокко
60. Маршаллові острови
61. Мексика
62. Монако
63. Монголія*
64. Намібія
65. Нідерланди
66. Нікарагуа
67. Німеччина
68. Ніуе
69. Нова Зеландія (не поширюється на Токелау)
70. Норвегія
71. Оман
72. Острови Кука
73. Панама
74. ПАР (Південно-Африканська Республіка)
75. Парагвай
76. Перу
77. Польща*
78. Португалія
79. Республіка Корея
80. Республіка Молдова*
81. Росія*
82. Румунія*
83. Самоа
84. Сан-Марино
85. Сан-Томе і Принсіпі
86. Свазіленд
87. Сейшельські острови
88. Сент-Вінсент і Гренадіни
89. Сент-Кітс і Невіс
90. Сент-Люсія
91. Сербія*
92. Словаччина
93. Словенія
94. Сполучене Королівство Великобританії та Північної Ірландії (не поширюється на країни, які вийшли зі складу Великої Британії та не підписали Конвенцію)
95. Сполучені Штати Америки
96. Суринам
97. Таджикистан*
98. Тонга
99. Тринідад і Тобаго
Туніс (з 07.05.2018)
Туреччина
Угорщина*
Узбекистан*
Україна (не поширюється на АР Крим, а також на окуповані території Донецької і Луганської областей)
Уругвай
Фіджі
Фінляндія
Франція
Хорватія
Чехія*
Чилі
Чорногорія
Швейцарія
Швеція
Японія
*Країни, з якими Україна підписала договори про правову допомогу, що скасовують вимогу легалізації офіційних документів.
** Україною було висловлено заперечення щодо приєднання Косово до Гаазької Конвенції 1961 року, у зв’язку із чим Конвенція не застосовується у відносинах між Україною та Косово, апостиль на документах для використання на території Косово не проставляється.
Заступник начальника Печерського районного у місті Києві
відділу державної реєстрації актів цивільного стану
Головного територіального управління юстиції у місті Києві
Ромашко Світлана Валеріївна
